第612回：物流企業の会議の進め方の方針

物流の２０２４年問題の現実化へのカウントダウンが迫っている状況ですが、それゆえ会議なども増えているのではないでしょうか。

ただし、長時間化する会議時間は実務にとって大きなハードルにもなります。

「会議時間はなるべく短く」と考えても、審議事項に加えて報告事項まで細々とこなしていっては、「丸一日時間があっても足りない」ということになるでしょう。

「情報の共有やコミュニケーションの充実は必要でもそればかりでは実務は動かないし、現場の実情に合わない上からの決定も多くなれば現場の負担も拡大する」という事態も考えられます。

「検討に時間をかけるか」「迅速な行動を重視するか」という会議に関わるトレードオフ（二律背反）はどんな企業にも存在するといえますが、大切なことはケースバイケースでの対応です。

会議のうまい会社には共通点があります。

「毎回会議に２時間かける」「会議は３０分以内を厳守」というように極端に自社の方針を縛るのではなく、会議時間については柔軟に対応しているのです。

忘れてはならないことは、「長すぎる会議」も「短かすぎる会議」もそれぞれ欠点があるということです。

要点だけを議論しても長くなる会議はあるでしょうし、すべてのポイントを検討しても３０分で会議が終わることもあります。

大切なことは実務に負担をかけないかたちで最適化された時間管理のもとに会議を効率的に進めていくことにあるといえます。