利用運送の管理簿義務化スタート！書類作れても実態追えんの？
ついに利用運送も管理簿の対象に！何が変わったん？
テルヤン：なぁなぁカズキ、4月1日から利用運送事業者も新しい義務が始まったんやで！
カズキ：なんやねん急に。どんな義務やねん？
テルヤン：それがな、荷主から直接運送を引き受ける利用運送事業者にも、実運送の管理簿作成と書面の交付が義務化されたんや。去年から実運送業者には義務あったけど、今回は利用運送も対象になったんやて。
カズキ：ほぉ、範囲が広がったんやな。具体的にはどんなこと書かなアカンの？
テルヤン：実際に運んでる会社の名前と、荷物の中身と運ぶ区間、それと何段階目の委託かっていう階層や。これを1年間保管せなあかんねん。対象は1.5トン以上の貨物やで。
カズキ：数字だけ聞いたらシンプルやけど、実際はそう簡単にいかんのやろ？
受託時点では決まってへん！現場の構造的な問題
テルヤン：そこやねん！問題は受託した時点で実際に運ぶ会社が確定してへんケースがめっちゃ多いねん。
カズキ：どういうことや？
テルヤン：例えばな、朝に荷主からスポットで依頼が入るやろ。利用運送業者は協力会社に声かける。その協力会社がまた別の実運送会社に振る。結局、最後に誰が運んだかは運行終わってからやっと分かるパターンや。
カズキ：なるほどな。受託時点ではまだ決まってへんから、後から埋めなアカンわけか。
テルヤン：せやねん。しかも高速代とか附帯作業も後から発生するやろ。そうなると当初の情報と実態がズレるねん。書類は作れても実態との整合性を保つのが難しいんや。
カズキ：単独で完結する書類やないんやな。
テルヤン：そうそう。元請から委託先への連絡と、実運送側から元請への報告が連鎖して初めて管理簿が完成するねん。途中で情報が途切れたらアウトや。
紙とエクセルで過半数！契約管理の実態がヤバい
カズキ：でも今どきシステムとかあるんちゃうの？
テルヤン：それがな、実態調査によると運送会社との契約管理を紙で保管してる企業が35%、エクセルやワードで管理してる企業が18%やって。半分以上がアナログ運用やねん。
カズキ：えぇ…そんなに多いんか。
テルヤン：しかも54.8%の企業が契約条件の認識違いとか更新漏れでトラブル経験してるって回答してんねん。書面交付も法定項目は決まってるけど、運送内容・対価、附帯業務、高速料金、サーチャージ、当事者情報、支払方法、交付日を記載して1年間保存せなあかん。
カズキ：受託時点で附帯業務が決まってへんかったら、後から修正が必要やんな。
テルヤン：そういうこと。メールで送れても、相手の承諾取得や更新履歴の管理、再交付の判断が別途必要になんねん。配車・発注・請求のプロセスから切り離して扱ったら、記録と実態がバラバラになるで。
規模で対応力に差！情報の流れと責任者を決めとこ
カズキ：大手と中小で対応力に差が出そうやな。
テルヤン：せやねん。年間利用運送量が100万トン以上の事業者には、運送利用管理規程の作成と管理者の選任・届出も義務化されたんや。管理者は管理体制の整備と管理簿作成の監督をせなあかん。
カズキ：規程を届け出んかったらどうなるん？
テルヤン：不届出や虚偽届出には100万円以下の罰金や。書面不交付や管理簿の不備も行政処分の対象になる可能性あるで。
カズキ：結構厳しいな。専任部門がある大手と、配車が人に依存する中小では負担が全然違うやろな。
テルヤン：ただな、差が出るのはシステムの有無やないねん。受託時点で誰が情報を確定して、どこで更新して、誰が最終責任持つかを決めてるかどうかやねん。
カズキ：仕組みの問題やな。
テルヤン：そういうこと。まず委託先との情報通知フローを固める。次に書面のテンプレートと更新ルールを揃える。そして最終責任者を決める。先に決めるべきはシステムやなくて、情報の流れと責任の所在やで。
カズキ：義務は始まったけど、実態を追える業務設計ができてるかが問われるわけやな。コンプライアンス守りながら、ちゃんと現場回せる体制作らんとアカンってことやで！
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出典元：http://www.logi-today.com/932963
